Свадьба как по маслу: 5 правил логистики

Свадьба – многоплановое мероприятие, которое редко ограничивается одной площадкой. И потому перед молодожёнами неизбежно возникает вопрос грамотной логистики, с соблюдением чёткого тайминга дня, с перемещением гостей от одной локации до другой без пауз и задержек.

Как защитить свой свадебный день от транспортных проблем и грамотно решить все вопросы с трансфером – рассказывает ведущий информационный интернет ресурс 4banket.ru.

Не знаете где провести банкет? Тогда Вам прямая дорога на сайт 4banket.ru!
Лучшие банкетные площадки Москвы и Московской области на нашем интернет-ресурсе!
Мы поможем подобрать оптимальный вариант быстро и бесплатно!

5 правил свадебной логистики

Чтобы свадебный день прошёл как по маслу, чётко и без заминок, соблюдайте пять правил.

Правило 1: определитесь с количеством гостей

С этого нужно начинать свадебную подготовку. От числа приглашённых напрямую зависит не только размер банкетной площадки, но и масштаб трансферной задачи. Не имея чёткого списка гостей перед глазами, невозможно понять, сколько бронировать машин, понадобится ли автобус.

Составив список гостей, нужно немедленно разослать приглашения и обязательно вложить в конверты открытки для обратной связи – ответа с подтверждением явки гостя на свадьбу. Желательно за месяц до даты уже иметь полную информацию о намерении приглашённых присутствовать или не присутствовать на торжестве.

Если свадьба небольшая, то каждого гостя можно обзвонить лично и уточнить, собирается ли он быть на свадьбе, планирует ли передвигаться на собственном авто или рассчитывает на трансфер.

Для оперативного сбора информации удобен также вариант со свадебным сайтом, на котором можно провести опрос, кто и как собирается добираться до ресторана, будет ли на регистрации, хочет ли принять участие в фотосессии на специальной площадке.

Вооружившись полученными данными, можно приступать к распределению гостей по машинам.

На заметку: один лимузин вмещает 10, максимум 15 человек; обычное авто — 4 человека, автобус – до 50 пассажиров.

Стоимость аренды транспорта на свадьбу зависит от размера заказа (при больших заказах часто делаются скидки), от условий брони – суточной или почасовой. Чтобы не переплачивать, постарайтесь продумать свадебный маршрут таким образом, чтобы машины не простаивали без дела. Например, договоритесь, чтобы водители не дежурили возле ресторана, ожидая окончания банкета, а прибыли за гостями к назначенному времени.

Правило 2: продумайте маршрут и рассчитайте тайминг

Начертите маршрут с обозначением всех локаций и точным временем прибытия на каждую. Заложите в тайминг дня 15-минутное опоздание на каждую площадку и ещё по 15 минут – на посадку в авто и высадку из них.

Планируя маршрут, ответьте на следующие вопросы:

– гостей будут забирать каждого от места проживания или всех сразу на одной, общей точке?
– Сколько гостей планирует добираться «своим ходом»?
– Нужен ли кому-то трансфер из аэропорта?
– Сколько гостей примет участие в церемонии? И сколько прибудут только на банкет?
– Нужен ли трансфер для гостей после окончания праздника?

Совет: приготовьте для каждого водителя схему его маршрута с точным временем прибытия и дайте номер телефона своего свадебного координатора.

Правило 3: позаботьтесь о брони транспорта заранее

Чем раньше будет забронирован свадебный кортеж, тем больше шансов получить оптимальное соотношение цены и качества. Этот совет особенно актуален для случаев, когда планируется эксклюзивная модель или авто редкого цвета.

Обычно бронь транспорта оформляется за 4 месяца до торжества. Но если свадьба приходится на горячий летний сезон, то побеспокоиться нужно ещё раньше, сразу, как станут известны дата и место проведения.

Правило 4: подумайте о комфорте гостей

Есть три категории гостей, для которых забота о транспортной доступности в приоритете. Это – дети, пожилые люди и инвалиды. Позаботьтесь о том, чтобы они без проблем могли передвигаться от одной свадебной площадки до другой. Если в числе ваших гостей есть люди с ограниченными возможностями здоровья, то им понадобится специальный транспорт, с пандусом. Для детей же надо приготовить автокресла подходящего размера.

Кроме того, все машины должны быть оборудованы кондиционерами. Хорошей идеей станут и бутылочки с питьевой водой у каждого кресла.

На заметку: не пытайтесь, в целях экономии, усадить как можно больше людей в одну машину. Это не только не этично, но ещё и чревато штрафами ГИБДД.

Правило 5: избегайте долгих пауз

Ничто не утомляет больше, чем долгое ожидание. А потому одна из главных задач свадебной логистики – сократить паузы между главными этапами торжества: регистрацией, фотосессией и банкетом. Поможет это сделать проведение церемонии и банкета на одной площадке. Время же ожидания молодожёнов занятых фотосессией, нужно заполнить приятным досугом для гостей. Для этого создаётся специальная зона отдыха, организуются лёгкие приветственные фуршеты, интересные фотолокации и занятия.

И заключительный совет от 4банкет: если логистические вопросы вызывают у вас оторопь и ступор, то доверьте это дело профессионалам – свадебному организатору или координатору. Пусть он всё контролирует, а вы будете лишь наслаждаться результатом его стараний – праздником, который пройдёт гладко, как по маслу.